做好审计档案管理工作

摘要：审计档案是指审计机关进行审计（含专项审计调查）活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录，是衡量审计工作质量和效率的重要标志，是审计监督工作的组成部分，也是国家档案资源的组成部分。审计档案管理又是审计部门对审计档案进行收集、整理、立卷、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交的管理活动，具有一定的操作流程。2012年11月，审计署和国家档案局联合颁布了《审计机关审计档案管理规定》(第10号令)，对审计档案管理规范作了进一步要求，明确审计档案的归档范围、归档时限、归档内容及基本要求，提高了档案的质量要求。审计档案文件材料应当真实、完整、有效、规范，档案材料的整理，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

关键词：审计档案、管理。

一、做好审计档案管理的意义

审计档案作为审计监督工作过程及结果的重要载体，既充分反映审计工作成效及审计项目质量，又具有重要的鉴证作用，如果说审计质量是审计过程的灵魂，那么审计档案就是审计过程的承载者。审计档案的管理工作直接影响审计监督工作的真实性和完整性，是审计监督职能发挥的重要保障，是提高审计工作质量的内在需要，是防范和规避审计风险的必然要求。审计档案的管理工作是严格按照国家的相关法律法规制定，在审计相关过程中产生的一系列文字、图表、声音影像等材料都被赋予了法律法规的效力。因此，依法管理审计档案，提高审计档案质量，加强审计档案管理，对推动审计工作规范化、提高审计工作效率具有非常重要的意义。

首先，审计档案保障审计工作之后的查阅和学习，审计工作是一个既需要丰富的审计经验积累，更需要深厚的理论知识沉淀，当审计人员找不到问题突破口的情况下，就可以查阅以往年度的同类型项目的审计档案，从而帮助审计人员更快地获取审计思路。特别是对于审计机关的新进人员，审计档案是不可多得的知识宝库，通过学习审计档案，能最快速度地熟悉审计程序，掌握审计方法，用最短的时间投身审计实践。

其次，管理好审计档案有利于事后防范审计风险。在审计活动结束后，应当及时得按照要求整理审计档案，在整理档案过程中，审计人员可以及时的回忆起审计取证单及所附证据材料、审计工作底稿、被审计单位反馈意见、对反馈意见采纳情况的说明、审计业务会议纪要等材料完整地还原每一个问题的发现、产生、上报和如何进行反映的全过程，快捷的进行整理，使审计报告有据可查、审计问题有迹可循、审计工作有证可依，使审计人员在面对复核或检查时能够“说得清，道得明”，从而帮助审计人员更好的防范审计风险。

二、审计档案的主要范围

随着社会经济的不断发展，审计工作从传统的工程审计和财务收支审计的单元性审计，逐渐发展为经济责任审计、专项资金审计、竣工决算审计、社会保障审计、自然资源审计等多元化的审计内容，根据审计档案自身的特点，目前审计归档的文件材料按照内容主要分为四个归档范围：

第一结论类文件材料，上级机关（领导）对该审计项目形成的《审计要情》、《重要信息要目》等审计信息批示的情况说明、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等结论类报告，及相关的审查意见书、审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。

第二证明类文件材料，被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等。 

第三是立项类文件材料，上级审计机关或者本级政府的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书和授权审计通知书等。

第四是备查类文件材料，被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。

三、审计档案归档管理的内容

审计文件材料归档管理工作，主要包括归档存放、保管和利用等项工作。主要内容是:

1.审计文件材料的归档，必须坚持以项目审计案卷为单位进行交换，无特殊情况，不得向档案部门移交单份文件材料。

2.对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”(一式两份人 由机关档案人员逐卷清点验收，移交人和接收人在清册上签字盖章）。

3.审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年4月底之前。

4.对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用，确无价值的可经业务部门派专人审查后销毁。

5.应当依据有关审计档案保管期限的规定进行审计档案的鉴定，应当按照审计案卷的保存价值确定审计档案的保管期限(永久、长期、短期)。

6.在划完保管期限的基础上，按“年度一组织机构”或“年度一审计类别”的方法排列和编目。

7.审计档案的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级确定，并按有关规定做出标识。

8.审计机关应按规定设置专用库房，建立健全保管制度，定期进行保管状况检查。

9.积极开展审计档案的利用工作，借阅一般只限于审计机关内部。

10.审计文件资料的销毁，对于失去使用价值的审计信息资料，应根据其重要性确定最短保管期限，到期销毁时应编造清册，报经审计组织主管负责人批准，同时销毁时应有专人监督，并将销毁情况报告负责人，并在档案中注销。

四、审计档案管理常见问题

审计档案管理是审计工作的一个组成部分，对于促进审计工作发展，提高审计质量具有重要作用。但由于受多种因素制约，当前审计档案管理中还存在许多亟待解决和改进的问题，当引起足够重视。主要表现在：

（一）审计档案管理意识不强，归档不及时，不规范。《审计机关审计档案管理规定》对审计档案归档时间及案卷质量提出了明确的要求：“审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年4月底”，“审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”，但在审计过程中，审计人员对档案管理的认识仅仅局限于对审计文件资料的归档整理，档案管理专业知识欠缺，存在重审计过程，轻审计档案管理的情况，而且审计人员紧缺，审计任务重，时间紧，往往一个审计项目尚未结束，就有新的审计项目任务，导致审计档案归档资料的收集和整理工作难以及时开展，出现一系列不规范的现象，如：审计档案缺页、缺要件、重要文书未签字；档案案卷排列不规范、划分单元不准确、归档资料冗余、装订错误，未及时移交专职（兼职）档案人员实行集中统一管理等。

（二）审计档案缺乏信息化管理，利用率低。现阶段信息化、数字化、程控化发展越来越快，但由于我国审计档案信息化建设起步较晚，且基于复杂的网络环境，电子信息化档案建设及管理的相关法律法规并不完善，在审计档案信息化建设和管理中不同程度的出现相关建设标准规范的缺失、信息化建设专业人员的短缺、电子档案安全性得不到有效保障等问题，导致很多审计机关的审计档案仍然是纸质版为主，无法满足当下的查询检索及审计结果的利用，从而影响审计档案的利用率。

（三）审计档案管理制度化建设有待完善。审计档案是具有很强专业性的档案类型，在实际操作时，需要专门的管理制度进行规范管理和约束。但在实际审计档案管理中，缺乏科学的管理经验，及对审计档案管理工作的重要性认识不够，档案的立卷、归档、移交、保管、借阅、销毁等方面的规章制度不够健全，缺乏对档案的定期检查，加之多数基层审计机关的档案管理人员为兼职，甚至没有严格执行《中华人民共和国档案法》和《审计机关审计档案管理规定》有关规定，档案管理盲目性和随意性较突出。缺乏相关健全的审计档案管理制度，会导致审计人员在整理和阅览审计资料的过程中出现资料遗漏以及信息不完善的问题，这都会给后续的审计工作的效率和准确度带来了极大的威胁。

五、提升审计档案管理的工作建议

审计档案是衡量审计工作质量的重要依据，同时又对规范审计行为、提高审计质量、总结审计经验发挥重要作用。因此，科学规范的管理审计档案，对维护审计资料的完整和安全，充分发挥审计监督职能具有十分重要的意义。

（一）加强学习，提高档案管理意识。深入学习贯彻习近平总书记关于档案工作和审计工作的重要指示精神，深刻认识档案工作的重要地位和独特作用，深刻把握新时代审计档案工作的发展方向。经常开展档案管理方面理论知识的培训，及时传达上级部门对档案管理的有关要求，组织档案管理人员、项目归档责任人和审计组成员认真学习《中华人民共和国档案法》和《审计机关审计档案管理规定》等文件规定，熟练掌握审计档案的管理原则、整理方法、归档流程、技术标准等，通过不断的学习，让每个审计人员都具备档案管理的相关知识，重视审计档案的管理，全面贯彻落实好审计档案的管理工作，确保审计档案工作质量。

（二）定期开展审计档案检查，强化审计档案质量。定期开展审计档案检查，从审计项目档案资料排序的规范性、档案内容的完整性、归档材料的真实性、法规应用的准确性等方面进行全面核查，并重点检查在编制审计实施方案、收集审计证据、编写审计记录、出具审计报告和审计决定书、归集审计档案等方面是否达到了审计业务质量控制的要求等问题，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实，要求审计人员引以为鉴，充分认识审计档案归档工作的重要性，待档案资料整改到位后方正式接收入库。除检查审计档案实体管理情况外，将审计档案管理制度建设等重点管理内容纳入检查范围，审计技术与审计档案制度双管齐下，进一步强化审计档案的质量。

（三）建立健全档案管理制度，实现科学有效的管理。审计机关应当在每年初把整理审计档案列入年度审计工作计划，并制定档案管理考核细则，实行目标考核，加强每一个审计人员的责任意识。根据“谁审计谁立卷、谁办理谁立卷，案结卷成”的原则，明确档案管理流程，要求业务人员及时把已审结的审计档案归档，并根据实际工作情况，建立健全收集、立卷、归档、移交、保管、借阅、保密、销毁、应急等各项制度，形成留有痕迹、可追溯的档案管理流程，加强档案管理全过程的有效管控，实现档案管理工作的规范化、科学化，做到依法管理审计档案。

（四）积极推进信息化建设，提高档案管理效率。习近平总书记强调：“要坚持科技强审，加强审计信息化建设”，这充分体现了审计信息化建设工作的重要性。审计档案工作也应进一步推动信息化建设，践行无纸化办公，提高工作效率，从而更好地服务于审计中心工作，充分发挥审计档案的基础性支持作用。首先，加强信息技术的研究应用，将审计信息化应用与管理纳入新时期“金审工程”大格局中，依托金审工程三期项目建设平台实现审计档案以及各种文字、图片、影像等资料的电子化归档，建立健全档案目录、文号索引等，便于查询和检索；其次，在确保审计档案信息安全的情况下，建立档案信息数据库，实现审计档案的网上查询和资源共享；同时新时代审计工作者必须深刻认识和领悟时代之变，必须深入贯彻落实中央决策部署，胸怀国之大者，树立为民情怀，以时不我待的紧迫感，奋发有为，着力推动审计档案科技创新与信息化建设加速发展。

（五）提高审计档案利用率，充分发挥“智库”作用。首先，加强信息技术与审计业务的深度融合，利用计算机信息化建设促进基础数据质量的提升和资源的开放共享，深度挖掘数据并关联分析，将具有普遍性或针对性的审计项目档案梳理出来作为案例分析，为今后审计工作提供经验总结。其次，将优秀审计档案作为培养青年审计干部的范本，充分利用审计档案这本“活字典”，通过学习借鉴，提高审计业务能力，对审计项目中发现的问题，也可以通过查阅审计档案，降低审计成本，提高审计效率，促进审计工作的高效开展。再次，加快审计成果转换，利用审计档案的信息资料，为决策提供信息服务，为纪检监察部门、法院、检察院等有关部门提供线索，真正把审计档案转化为活的有价值的信息成果。

六、结论

综合上述，审计机关肩负着维护国家财政经济秩序、推动完善国家治理、保证经济社会健康发展的重要职责，履行好这一重要职责，离不开审计档案和档案管理工作。加强审计档案的规范管理，是提高审计工作质量的内在需要，是防范和规避审计风险的必然要求，审计机关应高度重视审计档案工作，充分发挥审计档案这个“智库”在审计工作中的有效作用。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第47号）2020-6-20

[2]《审计机关审计档案管理规定》（审计署、国家档案局令第10号）2012-11-28

[3]李剑晨.浅议审计档案资源的开发利用[J].北方经贸,2011(8):177.

[4]徐云芬.审计档案质量控制之我见.浙江档案[J].2007(9):43-44.

[5]黎青.强化审计档案基础管理促进审计成果开发利用[J].云南档案,2005(2):33-34.

                                                                                                富宁县审计局  姚情香

责任编辑：袁海毅